The archives in the modern institution

Archiwistyka i zarządzanie dokumentacją.

Studia podyplomowe.

Archiwum zakładowe

Konwersatorium

mgr Krzysztof Pilecki

Archiwum UW

Przedmiotem zajęć będzie zapoznanie z podstawowymi zagadnieniami z zakresu przepisów kancelaryjnych, organizacji archiwów zakładowych (również o zasobie historycznym), relacji archiwum zakładowe – jednostki organizacyjne zasad i praktyki gromadzenia, ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczenia, opracowywania i udostępniania dokumentacji przez archiwa zakładowe.

Celem zajęć jest:

1. rozszerzenie wiadomości z zakresu zarządzania dokumentacją w instytucjach,

2. pogłębienie wiadomości o zasadach i praktyce klasyfikacji oraz kwalifikacji dokumentacji,

3. zapoznanie się z organizacją oraz strukturą archiwum zakładowego,

4. poznanie problemów gromadzenia, ewidencji oraz przechowywania dokumentacji,

5. poznanie problemów związanych z relacjami archiwum zakładowe – jednostki organizacyjne,

6. poznanie roli archiwisty w kolejnych etapach postępowania z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych,

7. zapoznanie się nowymi zasadami brakowania dokumentacji w archiwum zakładowym,

8. zapoznanie się z nowymi zasadami przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

9. poznanie problemów związanych z udostępnianiem dokumentacji w archiwum zakładowym i historycznym,

10. poznanie problemów związanych z zastosowaniem systemów informatycznych w archiwum zakładowym (elektroniczny o bieg dokumentacji a elektroniczne zarządzanie dokumentacją)

11. pogłębienie wiedzy o ewidencji wypożyczeń akt w archiwum zakładowym,

12. rozszerzenie wiadomości o zespole archiwalnym,

13. poznanie praktyki opracowywania archiwaliów w archiwum zakładowym o zasobie historycznym,

14. bezpośredni kontakt z dokumentacją, w tym materiałami archiwalnymi,

15. samodzielne porządkowanie wybranych typów dokumentacji,

16. przygotowanie do pracy w archiwach zakładowych i historycznych.

Wykaz tematów:

1. Krótka charakterystyka systemu bezdziennikowo-rzeczowego. Wykaz akt – budowa oraz zasady opracowywania.

Tekst źródłowy:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)

Przykładowa instrukcja kancelaryjna (do pobrania ze strony Archiwum UW) oraz wykaz akt

2. Zastosowanie wykazu akt. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji (przykłady – ćwiczenia). Wykaz akt a organizacja registratury.

Tekst źródłowy:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)

Przykładowy wykaz akt (kserokopia dla każdego uczestnika)

3. Organizacja i struktura Archiwum zakładowego. Relacje archiwum zakładowe -jednostki organizacyjne (nadzór oraz pomoc merytoryczna). Elektroniczny obieg dokumentacji a elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) – teoria i praktyka.

Tekst źródłowy:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)

Przykładowa instrukcja archiwalna (do pobrania ze strony Archiwum UW)

4. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe (zasady oraz praktyka). Ewidencja archiwum zakładowym (Spisy zdawczo-odbiorcze oraz wykazy spisów zdawczo-odbiorczych). Warunki lokalowe pomieszczeń magazynowych archiwum zakładowego.

Tekst źródłowy:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)

Przykładowa instrukcja archiwalna wraz ze stosownymi formularzami (kserokopie formularzy dla każdego uczestnika)

5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym (ewidencja, zasady oraz praktyka). Przekazywanie akt kat. A do archiwum państwowego.

Teksty źródłowe:

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 20 października 2015 w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2015 poz. 1743) http://dziennikustaw.gov.pl/du/2015/1743/1

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67)

Przykładowa instrukcja archiwalna wraz ze stosownymi formularzami (kserokopie formularzy dla każdego uczestnika)

6. Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum zakładowym (zasady oraz ewidencja wypożyczeń). Elektroniczny obieg dokumentacji a elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) – teoria i praktyka.

Teksty źródłowe:

Ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 roku ze zmianami www.sejm.gov.pl Prawo Internetowy System Aktów Prawnych oraz inne akty prawne;

Ustawa o dostępie do informacji publicznej z 6 września 2001 roku ze późniejszymi zmianami www.sejm.gov.pl Prawo Internetowy System Aktów Prawnych;

Ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych ze zmianami www.sejm.gov.pl Prawo Internetowy System Aktów Prawnych.

7. Opracowywanie archiwaliów w archiwum zakładowym o zasobie historycznym. Inwentaryzacja dokumentacji archiwalnej (zasady oraz praktyka – ćwiczenia (porządkowanie dokumentacji aktowej)).

Literatura: Normy metodyczne – Wskazówki metodyczne do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw (XIX-XX w.) [w:] Zbiór przepisów archiwalnych wydanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, Wybór i opracowanie M.Tarakanowska, E.Rosowska, Warszawa 2001, s.502-518; Instrukcja w sprawie sporządzania indeksów do inwentarzy archiwalnych, tamże, s.400-406; synteza i systematyzacja – H.Robótka, B.Ryszewski, A.Tomczak, Archiwistyka, Warszawa 1989, s.52-80

8. Opracowywanie archiwaliów w archiwum zakładowym o zasobie historycznym. Porządkowanie dokumentacji archiwalnej na przykładzie akt studenckich, przewodów doktorskich i przewodów habilitacyjnych (do wyboru) – zasady i praktyka – ćwiczenia

9. Opracowywanie archiwaliów w archiwum zakładowym o zasobie historycznym. Porządkowanie dokumentacji archiwalnej na przykładzie akt studenckich, przewodów doktorskich i przewodów habilitacyjnych (do wyboru) – zasady i praktyka – ćwiczenia

10. Opracowywanie archiwaliów w archiwum zakładowym o zasobie historycznym. Porządkowanie dokumentacji archiwalnej na przykładzie akt studenckich, przewodów doktorskich i przewodów habilitacyjnych (do wyboru) – zasady i praktyka – ćwiczenia

11. Systemy informatyczne w archiwum zakładowym.

Przedstawienie modułu Archiwum w Uniwersyteckim Systemie Obsługi Studiów.

Autor zastrzega sobie możliwość dokonywania zmian.

Warunki zaliczenia:

1. znajomość podstawowych przepisów,

2. znajomość pojęć archiwalnych,

3. umiejętności praktyczne (klasyfikacja dokumentacji, sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, itp.)

4. odpowiednia frekwencja

Records current collects the documentation of organizational units, then it protects, and classifications, if it is necessary. Records current coordinates of handling documentation, rules for its classification and qualification and rules and mode of donating archive materials to state archives.

Archiwum zakładowe gromadzi dokumentację z jednostek organizacyjnych, następnie zabezpiecza i porządkuje w razie potrzeby. Archiwum zakładowe nadzoruje postępowanie z dokumentacją, zasady jej klasyfikacji i kwalifikacji oraz tryb oddawania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Zob. informacje w cyklu dydaktycznym.